En Legis365-løsning omfatter et tæt samspil med Microsoft 365 - i særdeleshed den platform/app der hedder "SharePoint".
Integrationen mellem de to "lever" i baggrunden, og for langt de fleste brugere vil man ikke bemærke i det daglige arbejde at de to systemer hænger sammen.
Det kan derfor, med god grund, være svært at afkode hvor Legis365 "slutter" og hvor Microsoft 365 / SharePoint "starter".
Herunder, finder du nogle af de spørgsmål som vi typisk får om dette emne; de skulle gerne gøre det mere klart hvordan de to hænger sammen - men også hvordan de fungerer og administreres uafhængigt af hinanden.
"Køber jeg Microsoft 365 gennem jer?"
Nej - Microsoft 365 er et separat produkt som man køber direkte ved Microsoft, eller via en Microsoft-partner. Hverken produktet i sig selv, eller support er inkluderet i abonnement ved Legis365.
”Hvorfor skal Legis365 kobles sammen med Microsoft365?”
Produktet i Microsoft365 der anvendes her er som nævnt ”SharePoint”. SharePoint er "skyen"/”dokumentdrevet” som Legis365 ligger ovenpå.
I praksis, vil det sige at alle de e-mails, dokumenter og lignende som gemmes på sagerne i Legis 365 -
de er reelt gemt i jeres SharePoint ”via” Legis 365. De kan derfor også åbnes uafhængigt af Legis direkte via SharePoint appen.
Microsoft365 sikrer at dine dokumenter, e-mails, etc. der gemmes på sagerne i Legis 365 opbevares
sikkert.
"Kan I hjælpe med sikkerhed og backup?
Legis365 yder ikke support eller rådgiver på spørgsmål om sikkerhed og backup. Har du spørgsmål vedr. dette, vil vi igen anbefale at man benytter en ekstern IT-partner som kan rådgive både om generel opsætning og den daglige brug
”Hvad får Legis365 adgang til på vores SharePoint?”
Når vi laver integrationen, laves der en ny gruppe på jeres SharePoint med navnet ”Legis 365”. Denne
gruppe er det eneste Legis365 har adgang til.
Legis 365 har læse- og skriverettigheder til denne gruppe, hvilket betyder at man arbejder med sine
dokumenter direkte i f.eks. Word uden at have SharePoint åbent ved siden af.
I praksis, kan man omdøbe, slette, flytte, etc. sine dokumenter fra Legis365. Ovennævnte rettigheder gør at disse ændringer også sker I Sharepoint automatisk.
”Hvad skal I bruge for at sætte integrationen op?”
Ofte, vil vi få tildelt en midlertidig bruger med administrationsrettigheder og sætte det hele op med
denne. Alternativt, kan vi lave opsætningen over TeamViewer i samarbejde med en administratorbruger ved jer.
”Hvad gør I helt konkret?”
Overordnet, gør vi to ting:
- Vi opretter en ny gruppe med navnet "Legis365". Alle medarbejdere der skal bruge Legis365 knyttes til denne gruppe - således at de har rettigheder til at åbne/gemme dokumenter.
Gruppen sættes til at være "Privat", hvilket betyder at kun de pågældende medlemmer (medarbejdere) kan finde og tilgå gruppen. For andre vil den ikke være tilgængelig. - Vi lægger vores Outlookfunktion ind, som benyttes til at journalisere emails og bilag på sagerne. Funktionen tildeles automatisk baseret på medlemmerne i ovennævnte gruppe.
Det er vigtigt at ALLE brugere der skal anvende Legis 365 tilknyttes denne gruppe i Microsoft 365.
Ellers får de ikke adgang til filerne. Dette er fx. relevant ift. nye medarbejdere.
”Kan I hjælpe os med Outlook”?
Legis365 yder ikke support på Microsoft365 generelt, og dermed heller ikke Outlook eller andet vedr. emailkonti. Vi anbefaler at man benytter en IT-partner som er ekspert i Microsoft365 og kan hjælpe med dette. Det omfatter også hvis man ønsker at benytte en funktion til sikker e-mail.
”Kan man bruge de forskellige funktioner der ligger i SharePoint?”
Ja, vi har ikke lagt begrænsninger på, hvorledes man ønsker at benytte sin adgang til SharePoint. Så ønsker man at benytte specifikke SharePointfunktioner som f.eks. deling af dokumenter/mapper med klienter og samarbejdspartnere eller synkronisering af filer til den lokale maskine vha. OneDrive klienten, kan det sagtens lade sig gøre.
Dog skal man være opmærksom på, at dette ikke er en del af Legis 365 eller dennes funktionalitet. Derfor anbefaler vi, at man kontakter sin Microsoft 365 support, hvis man vil gøre brug af specifik SharePoint funktionalitet.
BEMÆRK: Man kan altid rette henvendelse til Legis365' support hvis man er i tvivl om noget. Vi vil så henvise til anden side hvis det ikke falder inden for vores supportområde.